Nonostante il largo anticipo con cui è stata annunciata, la fattura elettronica ha generato dall’inizio dell’anno parecchia confusione. Dopo aver chiarito gli aspetti chiave di questa nuova modalità, proviamo ora a compilare passo dopo passo una fattura elettronica.

Le premesse necessarie sono due. Non potendo usare un applicativo specifico, abbiamo elencato e descritto dei passaggi standard. Quindi troverete forse piccole differenze rispetto alla piattaforma da vuoi utilizzata, ma di sicuro il passo da compiere è lo stesso. Va anche detto che abbiamo preso in considerazione la procedura tramite software o piattaforma web per la creazione e poi l’invio del documento. In alternativa è possibile creare il file in formato Xml e poi inviarlo via pec.

1. Creare una nuova fattura

Per prima cosa è necessario accedere alla piattaforma cloud o al software che avete deciso di utilizzare. Per farlo avete bisogno di utente e password. Se il tool è online il consiglio è quello di memorizzare il link nei preferiti del browser per un facile accesso.

Una volta entrati, dal menu principale di tutte queste piattaforme che generalmente è posto sulla sinistra, trovate la voce Nuova fattura, Cliccandoci sopra si aprirà a video una fattura elettronica in bianco, ad eccezione di dati pre-impostati da voi e numero progressivo univoco, che appare in automatico.

2. Il destinatario

È più complicato, e per alcuni versi non è possibile, personalizzare graficamente la fattura con colori e loghi, perché con il digitale le caratteristiche diventano standard.

Fatta questa doverosa premessa, per prima cosa inserite il destinatario. Trovate l’apposito spazio in alto sul lato destro.

Gli scenari che si aprono a questo punto sono due. Nel caso in cui la fattura sia emessa nei confronti un soggetto della pubblica amministrazione, basterà provare a fare la ricerca del soggetto nella sezione Destinatario, utilizzando come chiave la ragione sociale. Dopo averlo individuato, selezionatelo e verrà inserito in fattura.

Se il soggetto è un privato, ed è la prima volta in cui effettuate una fattura elettronica nei suoi confronti, dovrete inserire tutti i dati, compresa la partita Iva ed il codice identificativo. Salvare il destinatario e poi selezionarlo per la fattura in corso. Successivamente lo troverete già in rubrica e basterà cercarlo in questa sezione per aggiungerlo. 

3. La data

Il numero progressivo e la data appaiono in automatico. La data è quella del giorno in cui state compilando la fattura. Non può essere inserita una successiva a quella dell’emissione, né una data precedente a quella dell’ultima fattura inviata.

4. La descrizione

Ora potete procedere ad inserire la descrizione. Sappiate che avete meno spazio di prima per elencare il servizio o prodotto offerto, quindi cercate di essere sintetici. Ancora più di prima le aziende (soprattutto quelle di grandi dimensioni) utilizzeranno un numero d’ordine per riconoscere l’oggetto della fatturazione ed evitare ritardi nei pagamenti. Accertatevi di averlo inserito e che vi sia stato comunicato.

5. Importo e Iva

A questo punto va indicato l’importo da fatturare. Per quanto riguarda l’Iva, da un menu a tendina scegliete la percentuale da applicare nel vostro caso. Attenzione all’Iva a zero: le possibilità di esclusione sono parecchie, informatevi con il commercialista e controllare quale è quella adatta a voi. Ripetete l’operazione se i prodotti e servizi sono più di uno ed è necessario aggiungere una riga. Inserite quindi la data di scadenza della fattura che è posizionata in basso, assieme ai dati per il bonifico a saldo che compaiono ogni volta in automatico.

6. Aggiungere codici e allegati

Ci sono poi altre voci da completare a questo punto. Il codice Cig/Cup è utile quando si ha a che fare con la pubblica amministrazione, per esempio con gare e appalti, mentre in altri contesti non è obbligatorio.

Potete aggiungere degli allegati come scansioni di giustificativi di spese, attenzione però ai formati e al peso dei file supportati. Oltre al campo note, altre voci possibili sono: bollo, rif. amministrazione, arrotondamento, spese forfettarie 15%, trattenute previdenziali e altri dati gestionali.

7. L’invio

Controllate i dati un’ultima volta e fate clic su Invia. Dipende dal sistema utilizzato, ma di solito prima della spedizione vera e proprio compare un altro tasto di conferma, quindi in caso d’errore potete comunque rimediare.

Il software controlla che siano presenti tutti i campi obbligatori. In caso di errori nella compilazione sarà la stessa controparte a non accettare la fattura.

8. La ricevuta

Il documento a questo punto è inviato dalla piattaforma al sistema d’interscambio sotto forma di file Xml e con l’aggiunta della firma elettronica. Voi avrete una ricevuta sia per la consegna e sia per l’accettazione, una volta che questa sarà arrivata al destinatario.

Trovate lo storico dei documenti nella sezione Fatture inviate, compresa quella appena compilata. I tempi per l’accettazione di solito molto brevi, ma possono richiedere un paio di giorni in questo periodo di passaggio al nuovo sistema.

 

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